Поради щодо MS Word
Рівний підпис
Бувають випадки, коли, вставляючи підпис у документах (посада + підпис), доводиться вирівнювати її по ширині тексту. Є спосіб зробити це легко.
Існує звичайний пробіл, просто розтягує текст в рядку, і нерозривний пробіл, який викликається комбінацією Ctrl + Shift + пробіл. Набираємо посаду, ставимо пробіл, набираємо ініціали, ставимо нерозривний пробіл, набираємо прізвище і робимо примусовий кінець рядка. Вирівнюємо текст по ширині. Все!
Правильні комірки
Змінити розмір комірок у таблицях дуже просто за допомогою миші, при цьому утримуючи клавішу Alt. Але і це ще не все. Альтернативою може стати одночасне натискання відразу двох кнопок миші – правої і лівої. При такому способі на лінійці з’являються покажчики, що повідомляють про поточний розмір стовпчика чи рядка.
Курсор – “стрибунець”
Є відмінний спосіб переміщати курсор миші від слова до слова не по одній букві. Просто утримуючи клавішу Ctrl, тиснемо на кнопки управління курсором. А, використовуючи стрілки вгору і вниз у поєднанні з Ctrl, можна так само швидко “перестрибувати” по абзацах.
Масштаб без “кліків”
Найпростіший спосіб змінити масштаб документа: утримуючи кнопку Ctrl, просто обертайте коліщатко скролінгу.
Геть все зайве!
Щоб видалити з панелі інструментів непотрібні кнопки або піктограми, не обов’язково лізти для цього в налаштування панелі інструментів. Утримуючи клавішу Alt, “хапаємо” мишкою кнопку або піктограму куди-небудь подалі, наприклад, в робочу зону екрану. Все, кнопки немає! Так само можна переміщати піктограми в будь-яку частину панелі інструментів або навіть на сусідню панель.
Красиве підкреслення
Красиво і зручно підкреслити тільки слова в тексті, а не прогалини між ними, можна, використовуючи комбінацію клавіш Ctrl + Shift + W. Виділяємо групу слів і тиснемо комбінацію … Просто і зі смаком.
Точність – ввічливість користувачів
Швидко вставити поточну дату і час в текст, що набирає дозволяють, відповідно, комбінації клавіш Alt + Shift + D і Alt + Shift + T. Дата в текст додається у форматі ДД.ММ.РРРР, наприклад, 23.05.2015. Інший формат дати можна вибрати в меню “Вставка-Дата і час”. У запропонованому списку виберіть потрібний формат і натисніть “За замовчуванням”.
Заощаджуємо папір
Заощадити папір, друкуючи з двох сторін на односторонньому принтері, можна легко і без шкоди для швидкості друку.
Спочатку роздрукуємо всі непарні сторінки документа, а потім просто перевернемо їх одним махом і роздрукуємо все парні сторінки. Для цього необхідно піти шляхом: “Файл-Друк”, в діалоговому вікні “Друк” знайти команду “Включити” і в випадаючому списку поряд з цим написом вибираємо спочатку “Непарні сторінки”, а після того, як вони будуть віддруковані, – ” Парні “.
На два фронти
Швидко і зручно вивести на екран відразу дві віддалених сторінки документа, наприклад, для порівняння, можна, розділивши вікно програми на дві частини. Для цього уважно подивіться на вертикальну смугу прокрутки. Відразу над нею є значок у вигляді сплюснутого прямокутника. (В Word 2007 він розташований приблизно там же, вище значка “лінійка”, і має вигляд дефіса.) Потягніть його вниз і … Краса!
Поради щодо MS Excel
“Чарівна” клавіша
Як часто ви виконуєте ті самі дії кілька разів (наприклад, щоб вставити новий рядок)? Як правило, це робиться так: ставимо курсор миші на комірку нижче тієї, куди ви хочете додати рядок, клацаємо лівою кнопкою миші, у вікні вибираємо “Вставити рядок” і тиснемо ОК, спускаємося нижче і все повторюємо. А якщо таких рядків пару десятків?
Виручить вас всього одна кнопка – F4. Тисніть її стільки разів, скільки вам потрібно нових рядків. Дана клавіша вміє не тільки вставляти рядки. Вона повторює практично будь-яке останнім пророблену дію. Можна вирівнювати осередки, змінювати розмір і так далі. До речі, клавіша F4 прекрасно працює і в MS Word.
“Будь-яка сума”
Буває, що під час роботи необхідно з’ясувати суму чисел, розташовану в декількох осередках. Одним з рішень проблеми є створення формули “Автосумма”, але це не завжди буває актуально, якщо, скажімо, немає вільної комірки, та й часу займає не дуже мало. Тому в Excel можна підсумувати дані осередків при їх виділенні. Результат з’являється в рядку стану програми в правому нижньому кутку. Відразу ж після того, як ви виділите комірки з числами, в рядку стану з’явиться напис “СУМА =” і значення після “=”.
Дуже зручно при звірці інформації. При цьому неважливо, скільки стовпців або рядків виділено. Більш того, дана функція може відображати не тільки Автосумма, але і ряд інших функцій, досить клацнути правою кнопкою миші по даній області і вибрати дію: “Середнє”, “Кількість значень”, “Кількість чисел”, “Максимум”, “Мінімум” . Просто поставте “пташку” поруч з потрібною позицією і вона стане автоматично доступна в даному секторі рядка стану.
Доступний А4
Як правило, після роботи в Excel дані так чи інакше необхідно перенести на твердий носій, тобто на папір. І тут часто виникають проблеми з розмірами полів, осередків і так далі. Але навіть після всіх маніпуляцій часто файл не хоче “влазити” у відведені рамки. У таких випадках незамінна функція масштабування файлу. Тільки не плутайте його з масштабом на стандартній панелі управління, яка збільшує або зменшує масштаб тільки на екрані. Для зміни масштабу на аркуші перед друком документа заходимо в розділ меню “Файл” і вибираємо “Параметри сторінки”. Далі у вкладці “Сторінка” є розділ “Масштаб”. За замовчуванням там стоїть “Встановити 100% від натуральної величини”.
Ось тут ви і можете встановити необхідні “Габарити”, найчастіше оптимально від 70% і трохи вище.
